Stay Connected

ajanhallinta, itsensä johtaminen, hyvät rutiinit
Ajanhallinnan työkalut 3: Näin itse suunnittelen ajankäyttöäni

Ajanhallinnan työkalut 3: Näin itse suunnittelen ajankäyttöäni

  • 02 helmikuun, 2020
  • by

Tässä blogitekstissä avaan sitä, miten itse suunnittelen ajankäyttöäni kalentereiden ja erilaisten planereiden avulla. Avaan myös sitä, millaisia oivalluksia olen tehnyt näiden työkalujen käytön pohjalta.

Ajanhallintaguru Julie Morgenstern opettaa, että meillä on yksi elämä ja tästä syytä tarvitsemme vain yhden kalenterin, johon merkkaamme ja suunnittelemme kaikki menomme. Teoriassa tämä varmasti olisikin kaikista ihanteellisin tilanne, johon olisi hyvä pyrkiä, mutta minulle yhden kalenterin taktiikka ei ole toiminut.

Käytän aktiivisesti jopa viittä erilaista tapaa tulevien tapahtumien ja menojen suunnitteluun. Määrä saattaa tuntua paljolta, mutta jokaiselle suunnittelutyökalulle on oma tärkeä paikkansa. Käytössäni on kaksi kalenteria, kaksi planeriksi luokiteltavaa työkalua sekä päiväkirja, jolla myös on tärkeä paikkansa ajankäytön analysoimisessa ja hahmottamisessa.

Systeemini saattaa kuulostaa hankalalta, mutta se on syntynyt hiljalleen vuosien varrella. Koen ainakin toistaiseksi tämän monen työkalun järjestelmän toimivan niin hyvin, että en ole halunnut sitä muuttaa, vaikka olen syventynyt aiheeseen monien kirjojen ja luentojen kautta.

En ajattele, että työskentelytapaani kannattaisi suoraan tällaisenaan kopioida, vaan enemminkin toivon, että voit bongata tekstistä tapoja tai ideoita, joita voit hyödyntää oman ajankäyttösi suunnittelussa.

Käytössäni ovat seuraavat työkalut: 

Aikakartta

Aikakartta on visuaalinen ja strateginen suunnitelma siitä, millaiselta ihanteellisen mutta tavallisen arkiviikon tulisi näyttää. Aikakartta on minun ajankäytön suunnittelemiseni ydin. Tällä viikosta toiseen toistuvalla mallilla saan jokaiseen viikkoon mahtumaan itselleni tärkeitä ja mielekkäitä asioita. Aikakartan avulla koen olevani tehokkaampi ja käyttäväni aikani ainakin pääpiirteittäin sellaisiin asioihin, jotka ovat minulle tärkeitä. Kun käytän aikakarttaa, voin varata jokaiseen päivääni omia arvojani ja tavoitteitani tukevia toimia. Rakennan aikakartan Excel-ohjelmalla. Aikakartasta kirjoitan syvällisemmin tässä aiemmassa blogitekstissä.

Viikkosuunnitelma valkotaulussa

Valkotaululle tehty viikkosuunnitelma on palvellut perhettämme jo lähes viiden vuoden ajan. Viikkosuunnitelmataulu oli ensimmäinen työkalu perinteisen kalenterin rinnalla, jolla aloitin tiedostavan ajankäytön suunnittelemisen. Vilkaisu valkotauluun antaa nopeasti selkeän kuvan siitä, millainen viikko on tulossa. Perheen ajankäytön suunnitteluun se on mielestäni edelleen näppärin ja selkeyttävin työkalu. Valkotaulussa olevan viikkosuunnitelman idea on seurata aikakartan rakennetta, mutta valkotaulusuunnitelmassa huomioin kokonaisvaltaisesti viikkoon vaikuttavat muut tärkeät toimet ja menot.

Viikkosuunnitelma on kotonamme keittiön seinässä. Päivitän taulun aina sunnuntaisin. Viikkosuunnitelmassa perheemme menoja on helpompi yhdistellä ja hallita. Erityisesti arki-iltojen omien menojen, lasten harrastusten ja muiden menojen hallinta on kuin palapelin rakentamista. En koe tätä palapeliä ahdistavana vaan välillä jopa nerokkaana tapana käyttää aikaa niin, että arki-illat voivat tarjota sopivia haasteita ja tekemisen iloa kaikille perheemme jäsenille.

Perinteinen kalenteri

Perinteinen paperinen kalenteri on monissa asioissa kätevä. Tapahtumien lisääminen perinteiseen paperiseen kalenteriin on helppoa, eikä siihen tarvita digilaitetta. Tulevien viikkojen tarkastelu on selkeää ja konkreettista. Perinteisen kalenterin miinuspuolina pidän sitä, ettei kalenteria voi kovinkaan helposti jakaa muiden kanssa, ja sitä, että kalenterista on vaikea ottaa varmuuskopioita. Vaikka monissa asioissa tykkään uudesta teknologiasta ja digitaalisista ratkaisuista, minulle ei ole perinteisen kalenterin voittanutta työkalua. Perinteiseen kalenteriin merkkaan tapahtumat ja menot värikkäillä kynillä, ja jo silmäyksellä näen tulevien viikkojen suunnitelmat.

Digitaalinen kalenteri

Digitaalinen kalenteri tarjoaa monia hyviä ominaisuuksia, joita muissa kalentereissa ei ole. Kalenterikutsujen lähettäminen ja päällekkäisten kalenterien luonti ovat digitaalisen kalenterin kiistattomia etuja. Digitaalisessa kalenterissa ei usein ole myöskään sitä vaaraa, että kalenteri unohtuisi tai katoaisi kokonaan. Digitaalinen kalenteri mahdollistaa myös aikakartan eli time blocking suunnitelman tekemisen suoraan kalenteriin. Monet kokevat tämän hyödylliseksi.

Itse käytän digitaalista kalenteria työhön liittyvien tapahtumien ja erilaisten tapaamisten buukkaamiseen. Aviomieheni käyttää vain digitaalista kalenteria, joten jos haluan hänen olevan tietoinen menoistani, kirjaan ne myös digitaaliseen kalenteriin, josta voin jakaa ne hänelle helposti.

Digitaalisen kalenterin suurimpana miinuksena pidän sitä, että sen tarkastelu vaatii aina digilaitteen. Omassa arjessani pyrin minimoimaan eri laitteiden räpläyksen ja puhelimen turhan vilkuilun. Suurin osa ajankäytön suunnittelustani tapahtuu osana aamurutiineitani ja erityisesti silloin haluan välttää digilaitteita. Tästä syystä digitaalinen kalenterini palveleekin minua parhaiten vain työasioissa. Digikalenterin miinuksena pidän myös tylsää kalenterinäkymää. Kaipaan kalenterilta enemmän visuaalisuutta kuin mitä tavanomaiset digikalenterit tarjoavat.

Päiväkirja

Päiväkirja tai bullet journal on tehokas työkalu oman elämän analysointiin ja suunnitteluun. Minulla on käytössäni perinteinen päiväkirja, jota kirjoitankin lähes joka aamu. Bullet journal, eli bujo, on puolestaan eräänlainen kalenterin ja päiväkirjan yhdistelmä. Verkosta löytyy hurjasti artikkeleita ja videoita bujoilusta. Sillä on omat vannoutuneet kannattajansa, eikä varmasti syyttä: hyvin tehdyssä bujossa kulkevat sekä ajanhallinnan informaatio että hurjasti muuta elämään liittyvää informaatiota yksissä kansissa.

Omassa päiväkirjassani reflektoin usein edellisten päivien tai kuukausien tapahtumia, kirjaan ylös asioita, joista olen kiitollinen, ja pohdin elämän suuria kysymyksiä. Päiväkirjassa myös suunnittelen tulevaisuutta. Kirjaan laajasti erilaisia uusia ideoita, joita saatan myös jatkotyöstää päiväkirjan sivuilla. Tällaisia ideoita ovat esimerkiksi retket, lomat, oman oppimisen kehittäminen ja erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien järjestäminen. Kun idean työstäminen valmistuu, pyrin mahdollisimman nopeasti siirtämään sen kalenteriin tai pilveen, jonne kokoan toteuttamisen arvoisia ideoita. Päiväkirjan kirjoittaminen on tärkeä osa aamurutiiniani, ja sen avulla selkeytän ajatuksiani ja tulevaisuuden suunnitelmia. Vuosien päästä vanhoihin päiväkirjamerkintöihin on jännittävä palata. Oman kasvun ymmärtäminen avautuu uudella tavalla, kun päiväkirjan kautta on mahdollisuus palata vanhoihin arkisiin haasteisiin, joiden kanssa paini vielä joitakin vuosia sitten. Toisaalta päiväkirjan avulla voi yhä uudestaan palata elämän unohtumattomiin ja merkittävimpiin hetkiin.

Summa summarum: Kalenterien ja planereiden käytössä ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa, joka toimisi jokaiselle. Tärkeintä on löytää sellaiset ajansuunnittelun työkalut, joiden parissa aidosti viihtyy ja kokee työskentelyn mielekkääksi. Tämän vuoksi vain kokeilemalla voi löytää itselle parhaimmat mahdolliset ajansuunnittelun työkalut.

Monille ihmisille riittää ajanhallintaguru Julie Morgensternin suosittelema yhden kalenterin taktiikka. Prosessista ei missään nimessä kannata tehdä liian vaikeaa, mikäli kokee, että yksinkertaisempikin taktiikka riittäisi. Elämä on jatkuvassa muutoksessa; myös ajankäytön suunnittelun tarpeet muuttuvat. Sopivin väliajoin onkin hyvä tarkistaa, että käytössä olevat työkalut palvelevat parhaalla tavalla juuri nykyisessä elämäntilanteessa.

Miten sinä suunnittelet ajankäyttöäsi? Onko käytössäsi yksi vai useampi kalenteri? Mitkä ovat sinun parhaat vinkkisi kalentereiden ja planereiden käyttöön?

// Senja

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Kirjoittaja

Olen Senja Luoma, tällä blogilla kirjoittelen ajanhallinnasta, itsensä johtamisen eri teemoista sekä tiedotan tulevista tapahtumista.

Instagram

×