Stay Connected

ajanhallinta, itsensä johtaminen, hyvät rutiinit
Ajanhallinnan työkalut 2: Aikakartta

Ajanhallinnan työkalut 2: Aikakartta

  • 18 joulukuun, 2019
  • by

Kaipaatko konkreettisia työkaluja ajanhallinnan kehittämiseen?
Ajanhallinnan työkalut -blogiteksteissä käyn läpi itselleni merkittävimpiä ajanhallinnan työkaluja. Tässä blogitekstissä avaan sitä, mistä aikakartassa on kyse, ja miksi olen itse kokenut sen yhdeksi tehokkaimmista ajanhallinnan työkaluista.

Aikakartta on visuaalinen suunnitelma siitä, millaiselta ihanteellisen, mutta tavallisen, arkiviikon tulisi näyttää. Aikakarttaa voi pitää eräänlaisena viikon strategisena lukujärjestyksenä. Aikakartan idea on selkeyttää ajankäyttöä niin, että kaikille menoille ja tekemisille on suunniteltu ajankohta. Perinteisestä kalenterista poiketen aikakarttaan varataan tilaa myös omia tavoitteita ja arvoja tukeville rutiineille.

Aikakarttaidean äitinä voidaan pitää amerikkalaista ajanhallintagurua Julie Morgensternia. Morgenstern esitteli idean aikakartasta kirjassaan Time management inside out. Kirja julkaistiin vuonna 1990.  Kirja on kuunneltavissa edelleen monissa audiokirjapalveluissa.

Omien arvojen ja tavoitteiden mukaan rakennettuna aikakartta on inspiroiva työväline viikkojen ja kuukausien selkeyttäjänä. Aikakartta vähentää merkittävästi tekemättömien tehtävien ahdistusta, koska jo etukäteen on mahdollista tietää, että esimerkiksi opiskelulle varattu aika on aina tiistai-iltaisin ja lapsen uudet kurahanskat hankitaan viikoittaiselta lauantaiaamun kauppareissulta. Aikakartan tarkoitus ei ole rajoittaa elämää, vaan ennen kaikkea mahdollistaa omannäköinen elämä. Useinhan on niin, että mikäli esimerkiksi arki-illoille ei ole olemassa valmista suunnitelmaa, niin työpäivän jälkeen väsyneenä arjen kiireen keskellä mukavien tekemisten ideoiminen on vaikeaa ja aika häviääkin helposti toissijaisiin tai jopa turhiin touhuiluihin, joista ei ole välttämättä hyötyä edes palautumisen kannalta. Aikakarttaa ei tietenkään tarvitse noudattaa 100 prosentin tarkkuudella jatkuvasti, vaan tarvittaessa se voi joustaa, mikäli kiireellisempi tai tärkeämpi tekeminen niin vaatii. On kuitenkin hyvä muistaa, että liika joustaminen, taas nakertaa aikakartan tarjoamia etuja. Pääsääntöisesti itse pyrin noudattamaan aikakarttaani viikoittain noin 80-prosenttisesti, 20 prosentin liikkumavaran avulla pystyn reagoimaan tarpeeksi hyvin eteen tuleviin yllättäviin tilanteisiin.


Aikakarttaan on esimerkiksi mahdollista suunnitella jopa yllättäen eteen tuleville tapaamisille ajankohtia. Omassa aikakartassani torstai-illat ovat varattuja joko työnteolle tai vaihtoehtoisesti ystävien tapaamisille. Näin ollen, kun tapaan pitkästä aikaa tutun kaupassa tai kuntosalilla ja keskustelu ajautuu sen harmitteluun, että aikaa ei ole ollut nähdä ja pitää yhteyttä, voin suorilta käsin ehdottaa, että voisimmeko tavata ensi viikon torstai-iltana iltalenkin merkeissä. Selkeään ehdotukseen toisen henkilön on helppo vastata.

Itselleni aikakartan hienoin etu on ollut se, että aikakartan avulla olen onnistunut juurruttamaan uusia tavoitteitani tukevia toistuvia rutiineita viikkooni. Esimerkiksi aina junamatkat töihin kirjoittelen näitä blogitekstejä.

Miten aikakartta tulisi rakentaa?
Aikakartan rakentaminen olisi hyvä aloittaa oman ajan seuraamisella eli aikapäiväkirjan avulla (tästä kerroinkin jo aiemmin). Ilman oman ajan aikaisempaa seurantaa aikakartasta helposti unohtuu välttämättömiä tehtäviä tai niiden keston arvioi epärealistisesti. Tästä syystä aikakartta saattaa rakentua liian tiukaksi. Aikapäiväkirja auttaa tekemään oivalluksia, joita sitten aikakartan suunnittelussa voi hyvin hyödyntää. Kuten aikapäiväkirjankin kanssa aikakartan toteutustapoja on monia. Itse tykkään käyttää tässäkin Exceliä. Aikakartan voi rakentaa myös esimerkiksi suoraan digitaaliseen kalenteriin tai muistikirjaan. Esimerkiksi Youtubesta löytyy monia havainnollistavia videoita hakusanalla time blocking. (Tässä yksi esimerkki.)

Tärkeää aikakartassa on, että se on näkyvillä päivittäin, jotta suunniteltu ajankäyttö pysyisi jatkuvasti mielessä. Osa kokee hyödyllisenä sen, että digitaalisen kalenterin voi ajastaa muistuttamaan tulevista tehtävistä ja suunnitellut aikakartan toimet näkyvät yhdellä kalenterinäkymällä muiden menojen kanssa. Koska itse haluan välttää turhaa puhelimen vilkuilua ja ylimääräisin puhelinilmoituksia, en koe näitä ominaisuuksia mielekkäiksi ja ainakin toistaiseksi pitäydyn tyytyväisenä Excelin-aikakartan käyttäjänä. Oma aikakarttani kulkee tulostettuna versiona kalenterin mukana.

Aikakartan pohjaksi voi ladata esimeriksi Julie Morgensternin valmiit aikakarttapohjat. Oman aikakarttani rakensin Morgensternin working mom -pohjaa hyödyntäen.


Mikäli koko viikon suunnitteleminen aikakarttaan tuntuu aluksi hankalalta, voi hyvin aloittaa suunnitelemalla esimerkiksi aamut, illat tai vain tietyt viikonpäivät. Tätä kautta voi pikkuhiljaa lisää suunniteltujen tuntien ja päivien määrää. Aikakarttalla on ollut merkittävä rooli oman ajankäyttöni selkeyttäjänä. Nykyään jopa ihmettelen, miten olen aikaisemmin pärjännyt ilman aikakarttaa. Suosittelen ehdottomasti  kokeilemaan aikakartan rakentamista, mikäli kaipaat lisää järjestystä ja selkeyttä omaan ajankäyttöösi. Rohkeasti vain kokeilemaan, puuttuvat palaset kyllä löytyvät matkan varrella.

Aikakartta tiivistetysti:

  • Aikakartta on visuaalinen ja strateginen toistuva suunnitelma viikon ajankäytöstä.
  • Aikakartan suurin etu on, että tavoitteita ja arvoja tukevien asioiden tekemiselle aikakartassa on valmiiksi suunnittelut ajankohdat.
  • Aikakartta vähentää tekemättömien asioiden ahdistusta, koska jokaiselle tehtävälle on varattu viikossa oma aikansa. Tekemättömät asiat eivät ahdista, koska tiedät, että esimerkiksi ”laskut maksetaan aina lauantaiaamuisin ja opiskelu tapahtuu  aina tiistai-iltaisin”.
  • Aikakartan voi suunnitella esimerkiksi Excelillä tai suoraan digitaaliseen kalenteriin.

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Kirjoittaja

Olen Senja Luoma, tällä blogilla kirjoittelen ajanhallinnasta, itsensä johtamisen eri teemoista sekä tiedotan tulevista tapahtumista.

Instagram

×