Stay Connected

ajanhallinta, itsensä johtaminen, hyvät rutiinit
Ajanhallinnan työkalut 1: Aikapäiväkirja

Ajanhallinnan työkalut 1: Aikapäiväkirja

  • 08 joulukuun, 2019
  • by

Kaipaatko konkreettisia työkaluja ajanhallintasi kehittämiseen?Ajanhallinnan työkalut -blogiteksteissä käyn läpi itselleni merkittävimpiä ajanhallinan työkaluja. Tässä blogitekstissä avaan sitä, mistä aikapäiväkirjassa on kyse.

Aikapäiväkirja on ajan seurannan työkalu. Aikapäiväkirjaa voi hyvin verrata esimerkiksi ruokapäiväkirjan pitoon, missä kirjataan tarkasti ylös kaikki päivän syömiset. Mikäli joskus olet kokeillut ruokapäiväkirjan pitoa, tiedät kenties, että se on erittäin tehokas painonhallinnan työkalu. Aikapäiväkirjan periaate on samanlainen. Aikapäiväkirjaan merkitään tarkasti kaikki päivän aikana tapahtuneet tehtävät. Aikapäiväkirja kertoo kaunistelemattoman totuuden siitä, mihin päivän tunnit kuluivat ja kuinka paljon kunkin tehtävän suorittaminen todellisuudessa vaati aikaa.

Pullonkaulat ja hankalat hetket useimmiten toistuvat tietynlaisissa tilanteissa. Kun voit tarkastella käytettyä aikaa viikon tai kahden ajanjaksolta, on melko todennäköistä, että voit tehdä selkeitä havaintoja tekemisistä tai toimista, joita kenties tulisi kehittää. Aikapäiväkirjan kautta voit myös bongata niitä hetkiä, joissa aikaa on käytetty vallan mainiosti. Hyvin toimivia asioita ei lähtökohtaisesti kannata muuttaa.

Mikä olisi paras tapa pitää aikapäiväkirjaa? Tapoja on monia. Itse pidän aikapäiväkirjaa läppärini Excel ohjelmassa, mutta päivätasolla kirjaan tuntien kulumista muistilapuille ja sopivassa kohdassa lisään tiedot Exceliin. Aikapäiväkirjan pitämiseen eli ajan träggäämiseen on olemassa monia puhelinsovelluksia, mutta koska haluan välttää puhelimen jatkuvaa vilkuilua, en halua sellaisia käyttää. Yksi suosittu tapa aikapäiväkirjan pitoon on hankkia siihen erillinen muistikirja, pelkästään vain ajanseurantaa varten. Tärkeintä on valita sellainen tapa, jonka koet itsellesi luonnollisimmaksi. Aikapäiväkirjan pitäminen kaikessa mahtavuudessaankin vaatii tahtotilan ja sitoutumisen kirjausten tekemiseen, tästä syystä kirjaamisen tulee olla mahdollisimman mielekästä ja helppoa. Mikäli (tai kun) kirjauksia unohtuu aikapäiväkirjasta, kannattaa sinnikkäästi jatkaa siitä pisteestä, mihin viimeksi jäi. Aikapäiväkirjan kautta syntyvät uudet oivallukset ja niitä seuraavat kehitystoimet voivat vaikuttaa ratkaisevan positiivisesti monella elämän osa-alueella.

Esimerkkinä itse oivalsin, että usein iltaisin ”haahuilin” hereillä liian pitkään. Illan ”haahuilu” on hyvin päämäärätöntä ja tehotonta tekemistä, mutta kuitenkin hurjasti aikaa vievää hommaa. ”Haahuilu” piti sisällään monenlaisia pikku juttua, mm. eri huoneiden välillä tehotonta järjestelyä, somen vilkuilua, jääkaapilla käyntiä, kirjojen tai lehtien seilailua, telkkarin lyhytkestoista katsomista ym. pikku juttuja, joita oli vaikea kategorioida aikapäiväkirjaan. Totesin myös, että ”haahuilu” itse asiassa vaikutti olevan eräänlainen musta aukko, johon myös viikonloppujen aamupäivät helposti hujahtivat, mikäli niitä ei ollut suunnitellut etukäteen. Oivalluksen kautta pystyin aloittamaan fiksumman iltarutiinin kehittämisen sekä tiedostin entistäkin selkeämmin sen, miksi myös vapaa-aikaa on hyvä suunnitella etukäteen. (Tästä aiheesta kirjoittelen myöhemmin lisää.)

Kuinka tarkasti tekemisiä tulisi merkata aikapäiväkirjaan? Itse kirjaan aikaani ja tekemisiäni 30 minuutin sloteissa, tämä tarkkuus riittää minulle. Mikään ei kuitenkaan estä tekemästä vieläkin tarkempaa kirjanpitoa, itse asiassa monet suosittelevatkin aikapäiväkirjan pitoa 15 minuutin tarkkuudella. Omassa aikapäiväkirjassani seuraan erityisesti aikaa, jolloin en ole töissä. Työtehtävien hallintaan käytän erilaista menetelmää (tästäkin myöhemmin lisää).

Koska pidän pikapäiväkirjaani Excelissä, hyödynnän aikapäiväkirjassa tekstin lisäksi värikoodeja. Värikoodit kertovat jo vilkaisulla, tuliko päivän aikana käytettyä aikaa toivottuihin tekemisiin.

Mikäli siis haluat kehittää ajanhallintaasi, niin uskon, että aikapäivänkirjan pito on paras mahdollinen tapa aloittaa. Jo muutaman päivän kirjaamisen kautta voi tehdä hyviä oivalluksia ajankäytön parantamiseksi, mutta parhaan ymmärryksen luot, kun jaksat kirjata aikaa viikon tai kahden ajan.

Tsemppiä matkaan!

Aikapäiväkirja pähkinänkuoressa:

• Aikapäiväkirja on ruokapäiväkirjaa muistuttava ajan seurannan työkalu.

• Aikapäiväkirjaan kirjataan ylös kaikki päivän aikana tapahtuneet tekemiset 15 – 30 minuutin tarkkuudella.

• Aikapäiväkirja auttaa paljastamaan ajankäytön sudenkuoppia, auttaa löytämään vapaita hetkiä, auttaa ymmärtämään erilaisten toistuvien rutiineiden todellisen keston, paljastaa yöunien määrän ja antaa kokonaisvaltaisen ja selkeän kuvan ajankäytöstä.

• Aikapäiväkirjan avulla ajankäyttöä on innostavaa kehittää omia arvoja ja tavoitteita tukevaksi.

PS: Mikäli haluat kokeilla aikapäiväkirjan pitoa Excelillä, niin näistä kahdesta Youtube-videosta löydät käytännölliset ohjeet aikapäiväkirjan pitämiseen Excelillä, video1 ja video2. Videoiden tekstikentistä löytyy myös linkki, jonka kautta voit ladata valmiit Excel-pohjat aikapäiväkirjan pitoon.

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Kirjoittaja

Olen Senja Luoma, tällä blogilla kirjoittelen ajanhallinnasta, itsensä johtamisen eri teemoista sekä tiedotan tulevista tapahtumista.

Instagram

×